Le funzioni del documento XML nei rapporti con l’estero (integrazione/autofattura – esterometro)

Con la presente circolare si forniscono chiarimenti in merito alle nuove regole di trasmissione dei dati delle operazioni transfrontaliere (c.d. “esterometro”), introdotte dalla legge di bilancio 2021 a decorrere dal 1° luglio 2022.

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Alla luce delle recenti disposizioni in vigore dal 01/07/2022, e dei chiarimenti rilasciati dalla Agenzia delle Entrate nel corso delle ultime settimane, riepiloghiamo di seguito alcuni concetti che devono essere immediatamente chiariti:

l’esterometro non è stato abolito, sono solo state modificate dal 01/07/2022 le tempistiche di trasmissione (entro il 15 del mese successivo alla data dell’operazione/ricezione fattura anziché trimestralmente) e la tassonomia del tracciato (dati da trasmettere singolarmente per ogni operazione sul formato utilizzato anche per la fattura elettronica ossia .xml, anziché massivamente in un unico file riepilogativo di tutte le operazioni del trimestre);

i dati necessari ai fini “esterometro” non sono stati modificati anche se il file .xml, che si trasmette, può contenerne altri che non assumono però alcuna rilevanza.

NON è stato introdotto obbligo di fatturazione elettronica o integrazione/autofattura nei rapporti con l’estero;

dal lato delle fatture emesse verso l‘estero, il documento .xml non può essere considerato, né considerabile, “fattura elettronica” ma sempre e solo “esterometro” (il Consiglio d’Europa ha infatti vietato all’Italia di fatturare elettronicamente a clienti esteri, ad eccezione di San Marino che ha un proprio codice SDI);

dal lato delle fatture ricevute il documento .xml che si trasmette è di fatto un “esterometro” ma può, a scelta del contribuente, assumere anche una doppia valenza, ossia –“autofattura/integrazione”- ed anche “esterometro”;

il file .xml che si trasmette con l’opzione “autofattura/integrazione” assume quindi doppia valenza, pur non differenziandosi in nulla a livello di contenuti e di forma, rispetto a quello che ha solo valenza “esterometro”: ciò che li differenzia sono solamente i tempi di invio e le modalità di conservazione del documento;

iil file .xml che si trasmette con doppia valenza (integrazione/esterometro) va obbligatoriamente conservato in modalità sostitutiva (quella prevista per legge per le fatture elettroniche);

autofatturazione/integrazione (adempimento IVA che prevede la rilevazione dell’iva inerente l’operazione) può continuare ad essere gestita in modalità “cartacea” e conservata con le tradizionali modalità “analogiche”.

 

I documenti elettronici redatti sul tracciato .xml, seguendo quindi la stessa tassonomia in uso per la fatturazione elettronica, possono assumere, dal 01/07/2022 più funzioni. Analizziamole nel dettaglio.

 

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LATO ATTIVO (fatture emesse)

Prima di tutto ricordiamo che un documento può definirsi “Fattura” solo al ricorrere di entrambe le seguenti condizioni:

1. contenere tutti i dati prescritti per legge (generalità del cedente/prestatore e del cessionario/committente, data, numero, quantità, qualità, descrizione prezzo dei beni e/o servizi, imponibile, iva e totale documento, eventuali esenzioni/non imponibilità IVA);
2. venire recapitato al cliente.

Ai fini dell’analisi della valenza che riveste il file .xml dal lato delle “fatture emesse” ne consegue che:

• se tale documento viene trasmesso ad un cliente con codice destinatario 7X (alias: XXXXXXX), quindi a tutti i clienti esteri (ad eccezione di quelli di San Marino che hanno un loro codice SDI) il sistema di interscambio lo acquisisce ma non lo recapita né tantomeno può metterlo a disposizione del destinatario. Non potendo quindi soddisfare la condizione al punto 2 (recapito al cliente), questo documento non è una fattura ma solo una comunicazione dati ai fini esterometro. Il file .xml che dovrà essere portato in conservazione “digitale” , non essendo dunque una fattura, non avrà alcuna valenza probatoria in caso di controversia con il Cliente (ndr: vale solamente il file .pdf della fattura inviata al cliente e poi stampata);
• nel caso di cliente esterno, dunque, la fattura è costituita solamente dal documento (cartaceo o PDF) che è stato materialmente recapitato al cliente, ed è questo che va conservato;
• la conservazione delle fatture “analogiche/cartacee” emesse nei confronti dei clienti esteri, può ancora avvenire in modo “ordinario” con la tradizionale archiviazione per il termine di 10 anni del documento cartaceo, oppure, se ritenuto utile ed agevole anche tramite il metodo “sostitutivi/digitale”;
• se si volesse sfruttare la possibilità offerta dalla “conservazione sostitutiva”, per i documenti trasmessi in .xml, bisognerà necessariamente in fase di creazione del file .xml, allegare anche il file .pdf della fattura perfettamente corrispondente, come forma grafica e contenuti, a quello recapitato al cliente, in modo da portare in conservazione quest’ultimo documento in quanto agganciato al file .xml che è la base informatica su cui operano i programmi che conservano i flussi transitati tramite lo SDI.

 

TERMINI INVIO XML LATO ATTIVO AI FINI ESTEROMETRO

Per le operazioni attive, il termine di invio dati ai fini “esterometro” ha i medesimi termini dell’emissione della fattura quindi:

• per cessioni di beni con fatturazione differita – entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;
• per tutti gli altri casi (servizi o fatturazione immediata): entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (quindi data indicata nella fattura).

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LATO PASSIVO (fatture ricevute)

Dal lato passivo il file .xml può assolvere a due diversi scopi:

• 1) ADEMPIMENTI ai sensi della normativa IVA
  • Integrazione – nel caso di acquisto di beni o servizi da fornitori CEE
  • Autofattura – nel caso di acquisto di servizi da fornitori EXTRAUE
  • Autofattura – nel caso di acquisto di beni da fornitori EXTRAUE (beni già presenti in Italia)
• 2) COMUNICAZIONE DATI AI FINI ESTEROMETRO

Il documento .xml potrà pertanto valere per:

• CASO A (congiunto) – “integrazione/autofatturazione” – E comunicazione ai fini “esterometro”
• CASO B (solo esterometro) – comunicazione solo ai fini “esterometro”

Nella forma e nella sostanza i documenti passivi inviati allo SDI sia nel caso A che in quello B non si differenziano in nulla, l’elemento discriminante tra la prima e la seconda scelta, è il comportamento concludente del contribuente in termini di modalità di emissione dei documenti (cartacei o elettronici), termini di trasmissione e conservazione degli stessi.

 

Se il contribuente sceglie di applicare il processo “CASO A” (integrazione/autofattura e comunicazione ai fini “esterometro”)
Il file .xml dovrà essere trasmesso allo SDI nei tempi previsti dalla normativa iva per l’emissione dell’autofattura/integrazione quindi, se quest’ultima prevede un termine breve di 12 gg di tempo (caso dei servizi generici ricevuti da soggetti EXTRACEE o nel caso di acquisto di beni già presenti in Italia da soggetto EXTRACEE), il file .xml per valere anche come “integrazione/autofattura”, dovrà necessariamente rispettare tale scadenza.
La procedura di conservazione del file .xml nel caso “congiunto” potrà quindi essere solamente quella sostitutiva.

Se il contribuente sceglie di applicare il processo “CASO B” (comunicazioni solo ai fini “esterometro”)
Si procederà ad emettere, nei tempi previsti dalla normativa IVA, un documento cartaceo che assolva agli obblighi di integrazione/autofatturazione (adottando, di fatto, la “vecchia” procedura standard), e si trasmetterà quindi il file .xml ai soli fini “esterometro” entro:

• il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione per
  • acquisto di servizi da fornitore EXTRAUE
  • acquisto di beni già presenti in Italia da fornitore EXTRAUE

• il giorno 15 del mese successivo alla data di ricezione della fattura estera per
  • acquisto di beni da fornitore CEE
  • acquisto di servizi da fornitore CEE
  • acquisto di beni già presenti in Italia da fornitore CEE

La conservazione del documento di integrazione/autofattura creato per assolvere la procedura ai fini iva non potrà che essere in modalità ANALOGICA.